ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍റെ ശമ്പളത്തില്‍ നിന്നും ഈ സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തില്‍ ഇത്ര
രൂപ നികുതിയായി ശമ്പളത്തില്‍ നിന്നും പിടിച്ചെടുത്ത് ആദായനികുതി
വകുപ്പില്‍ അടച്ചിട്ടുണ്ട് എന്ന് കാണിച്ച് ഡിസ്ബേര്‍സിംഗ് ആഫീസര്‍
പ്രസ്തുത ഉദ്യോഗസ്ഥന് നല്‍കുന്ന സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റാണ് Form16.
പുതിയ രീതിയനുസരിച്ച് Form16 ന് Part-A, Part-B എന്നിങ്ങനെ രണ്ട്
ഭാഗങ്ങളുണ്ട്. ഇതില്‍ Part-A TRACES പോര്‍ട്ടലില്‍ നിന്ന്ഡൗണ്‍ലോഡ്
ചെയ്യുക തന്നെ വേണം. അല്ലാത്തതിന് ഒരു നിയമസാധുതയുമില്ല എന്നോര്‍ക്കുക.
എന്നാല്‍ ഫോം-16 ന്‍റെ Part-B ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാന്‍ ലഭിക്കില്ല. ഇത് Easy
Tax തുടങ്ങിയ സോഫ്റ്റ് വെയറുകളില്‍ നിന്ന് പ്രിന്‍റെടുത്ത് ഡിസ്ബേര്‍സിംഗ്
ഓഫീസര്‍ ഒപ്പിട്ട് നല്‍കിയാല്‍ മതി.
Form16 ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്നതിന് ഡിസ്ബേര്‍സിംഗ് ഓഫീസര്‍ Deductor ആയി
TRACES പോര്‍ട്ടലില്‍ രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്തിരിക്കണം. Tax Payer ആയി
രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്തവര്‍ക്ക് അവരവരുടെ Form 16 ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാമെന്ന് ആരും
ധരിക്കരുത്. ഒരു Deductor ക്ക് തന്‍റെ ഓഫീസിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ Form16
ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്ന രീതി താഴെ നല്‍കുന്നു.
നാലാമത്തെ ക്വാര്‍ട്ടറിലെ ടി.ഡി.എസ് ഫയല്‍ ചെയ്ത് അതിന്‍റെ പ്രോസസിംഗ് പൂര്‍ത്തിയായാല്‍ മാത്രമേ ഫോം-16 ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുകയുള്ളൂ. അത് കൊണ്ട് ടി.ഡി.എസ് ഫയല്‍ ചെയ്തതിനു ശേഷം ഒരു മൂന്നോ നാലോ ദിവസം കഴിഞ്ഞിട്ട് ഇതിന് ശ്രമിച്ചാല്‍ മതി.
നാലാമത്തെ ക്വാര്‍ട്ടറിലെ ടി.ഡി.എസ് ഫയല്‍ ചെയ്ത് അതിന്‍റെ പ്രോസസിംഗ് പൂര്‍ത്തിയായാല്‍ മാത്രമേ ഫോം-16 ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കുകയുള്ളൂ. അത് കൊണ്ട് ടി.ഡി.എസ് ഫയല്‍ ചെയ്തതിനു ശേഷം ഒരു മൂന്നോ നാലോ ദിവസം കഴിഞ്ഞിട്ട് ഇതിന് ശ്രമിച്ചാല്‍ മതി.
1) www.tdscpc.gov.in എന്ന വെബ്സൈറ്റില്‍ പ്രവേശിച്ച് വലതു വശത്ത് കാണുന്ന
ലോഗിന്‍ എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് User ID, Password, TAN Number,
പിന്നെ അതത് സമയങ്ങളില്‍ സ്ക്രീനില്‍ തെളിഞ്ഞുവരുന്ന ചിത്രത്തിലെ
Verification Code എന്നിവ എന്‍റര്‍ ചെയ്ത് Login എന്ന ബട്ടണില്‍
അമര്‍ത്തുക.
2) ലോഗിന്‍ ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാല്‍ പ്രധാന വിന്‍ഡോ ദൃശ്യമാകും. Form16
ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്നതിന് ഒന്നുകില്‍ ഇടതുവശത്ത് കാണുന്ന Quick Links എന്ന
സെക്ഷനില്‍ Download Form 16 എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
അല്ലെങ്കില്‍ മുകളില്‍ Downloads എന്ന മെനുവില്‍ Form16 എന്ന സബ്മെനുവില്‍
ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
3) തുടര്‍ന്ന വരുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ ആവശ്യമുള്ളവരുടെ പാന്‍ നമ്പര്‍ നല്‍കി
അവരുടെ മാത്രം Form16 ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്നതിനും അത് കൂടാതെ ഒരു
സ്ഥാപനത്തിലെ എല്ലാവരുടെ Form16 ഒരുമിച്ച് ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള
ഓപ്ഷന്‍ ഉണ്ടായിരിക്കും. ചിലരുടെ Form16 മാത്രം ഡൗണ്‍ലോഡ്
ചെയ്യാനാണെങ്കില്‍ ആദ്യം കാണുന്ന Search Pan എന്ന ഓപ്ഷന്‍ ഉപയോഗിക്കാം.
ഇതില്‍ ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ ഇയര്‍ സെലക്ട് ചെയ്ത് PAN എന്ന ബോക്സില്‍
ഓരോരുത്തരുടെ PAN Number ചേര്‍ത്ത് Add ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക. Add
ചെയ്യപ്പെടുന്നവരുടെ PAN Numbers താഴെ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നതായി കാണാം.
അതില്‍ ഏതെങ്കിലും PAN ഒഴിവാക്കണമെങ്കില്‍ ലിസ്റ്റിലെ PAN Number ല്‍
ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Remove ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തിയാല്‍ മതി. ആവശ്യമായവരുടെ PAN
നമ്പരുകള്‍ Add ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാല്‍ Go ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക.
ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ എല്ലാവരുടെയും Form16 ഒരുമിച്ച് ഡൗണ്‍ലോഡ്
ചെയ്യാനാണെങ്കില്‍ Bulk PAN Download എന്നതിന് താഴെ ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ ഇയര്‍
സെലക്ട് ചെയ്ത് Go ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക.
4) തുടര്‍ന്ന വരുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ ഡിസ്ബേര്‍സിംഗ് ഓഫീസറുടെ വിവരങ്ങള്‍
കാണാം. ഇത് കൃത്യമാണെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക. കാരണം ഇത് Form16 ല്‍ പ്രിന്‍റ്
ചെയ്ത് വരാനുള്ളതാണ്. കൃത്യമാണെങ്കില്‍ Submit ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക.
അല്ലെങ്കില്‍ Cancel ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തി Profile എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക്
ചെയ്ത് വിവരങ്ങള്‍ കൃത്യമാക്കിയതിന് ശേഷം വീണ്ടും ശ്രമിക്കുക
5) തുടര്‍ന്ന് താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും അതില്‍ ആദ്യം
കാണുന്ന Authentication Code എന്നതിന് നേരെ തത്കാലം ഒന്നും എന്‍റര്‍
ചെയ്യേണ്ടതില്ല. അതിന് താഴെ ഒരു ക്വാര്‍ട്ടറിന്‍റെ വിവരങ്ങള്‍
പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. Tocken Number/Provisional Receipt No(PRN) എന്നതിന്
നേരെ പ്രസ്തുത ക്വാര്‍ട്ടറില്‍ TDS ഫയല്‍ ചെയ്ത രസിപ്റ്റില്‍ കാണുന്ന 15
അക്ക ടോക്കണ്‍ നമ്പര്‍ ചേര്‍ക്കുക.
ട്രഷറിയില്‍ ശമ്പളത്തില്‍ നിന്നും നികുതി പിടിച്ചതാണെങ്കില്‍ അതിന് താഴെ
കാണുന്ന Please select if the payment was done by book adjustment
എന്നതിന് തുടക്കത്തിലെ ബോക്സില്‍ ടിക് രേഖപ്പെടുത്തുക.
അതിന് താഴെ ആ Quarter ലെ ഏതെങ്കിലും ഒരു മാസo തെരഞ്ഞെടുത്ത് Date on which
tax deposited എന്നതിന് നേരെ ആ മാസത്തെ അവസാനത്തെ ദിവസവും Chalan Amount
എന്നതിന് നേരെ ആ മാസം എല്ലാ ഉദ്യോഗസ്ഥരില്‍ നിന്നും ആകെ കുറച്ച ടാക്സും
രേഖപ്പെടുത്തുക. തുക രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോള്‍ ദശാംശ സ്ഥാനങ്ങളില്‍ രണ്ട്
പൂജ്യം ചേര്‍ക്കണം. ഉദാ: 5000 എന്നത് 5000.00 എന്നാണ് ചേര്‍ക്കേണ്ടത്.
അതിന് താഴെ മുകളില്‍ തെരഞ്ഞെടുത്ത മാസത്തില്‍ നികുതി പിടിച്ച ഏതെങ്കിലും
മൂന്ന് പേരുടെ പാന്‍ നമ്പരും അവരില്‍ നിന്നും പ്രസ്തുത മാസം പിടിച്ച
നികുതിയും എന്‍റര്‍ ചെയ്യുക. നികുതി എന്‍റര്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍ മുകളില്‍
പറഞ്ഞ രീതിയില്‍ പൂജ്യം ചേര്‍ക്കണം. മൂന്ന് പേര്‍ ഇല്ലെങ്കില്‍ ഉള്ള
അത്രയും പേരുടെ പാന്‍ ചേര്‍ത്താല്‍ മതി.
അതിന് ശേഷം Proceed ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക
6) നമ്മള്‍ നല്‍കിയ വിവരങ്ങള്‍ കൃത്യമാണെങ്കില്‍ താഴെ കാണുന്ന തരത്തില്‍
Authentication Code കാണിച്ചുകൊണ്ടുള്ള വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. ഇത്
കുറിച്ച് വെക്കുന്നത് നല്ലതാണ്. കാരണം ഈ ദിവസം ഇനി ഈ ക്വാര്‍ട്ടറിലെ
എന്താവശ്യത്തിനും ഈ കോഡ് നല്‍കി മറ്റ് വിവരങ്ങളുട സഹായമില്ലാതെ മുന്നോട്ട്
പോകാവുന്നതാണ്.
ഇപ്പോള്‍ ഈ വിന്‍ഡോയുടെ താഴ് ഭാഗത്ത് കാണുന്ന Proceed with Transaction എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മതി.
7) തുടര്‍ന്ന് Download Request Submitted Successfully എന്ന
കണ്‍ഫര്‍മേഷന്‍ മെസേജ് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. ഇതില്‍ ഒരു Download Request
Number സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കും. ഇത് രേഖപ്പെടുത്തി വെക്കുക. പിന്നീട് ആവശ്യം
വരും. അല്പ സമയത്തിന് ശേഷം മാത്രമേ Form 16 ഡൗണ്‍ലോഡിന് സജ്ജമാകൂ.
8) Form 16 ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്നതിന് Downloads എന്ന മെനുവില്‍ Requested
Downloads എന്ന സബ്മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍
പ്രത്യക്ഷപ്പെെടുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ Search Option 1 ന് താഴെ കാണുന്ന
Request Number എന്നതിന് നേരെ നമ്മള്‍ നേരത്തെ രേഖപ്പെടുത്തി വെച്ച
റിക്വസ്റ്റ് നമ്പര്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്ത് Go ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക. അപ്പോള്‍
നമ്മള്‍ ഈ Download Request വിവരങ്ങള്‍ താഴെ തെളിയും ഇതില്‍ Status
എന്നതിന് താഴെ Available എന്നാണ് കാണുന്നതെങ്കില്‍ Form 16 ഡൗണ്‍ലോഡ്
ചെയ്യാന്‍ സജ്ജമായി എന്നര്‍ത്ഥം.
Request No ഓര്‍ക്കുന്നില്ലെങ്കില്‍ Search Option 2 വിന് താഴെ From Date
ഉം To Date ഉം നല്‍കിയാല്‍ ആ പീരിയഡിലെ എല്ലാ ഡൗണ്‍ലോഡ് റിക്വസ്റ്റുകളും
താഴെ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യും.
അതുമല്ലെങ്കില്‍ താഴെ കാണുന്ന View All എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മുഴുവന്‍ റിക്വസ്റ്റുകളും പ്രത്യക്ഷപ്പെടും.
അതുമല്ലെങ്കില്‍ താഴെ കാണുന്ന View All എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മുഴുവന്‍ റിക്വസ്റ്റുകളും പ്രത്യക്ഷപ്പെടും.
Form 16 ഡൗണ്‍ലോഡിങ്ങിന് സജ്ജമായെങ്കില്‍ പ്രസ്തുത നിര സെലക്ട് ചെയ്ത്
താഴെ കാണുന്ന HTTP Download എന്ന ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക. തുടര്‍ന്ന് ഒരു
സിപ്പ് ഫയല്‍ സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടും.
9) ഇങ്ങനെ ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത സിപ്പ് ഫയല്‍ അണ്‍സിപ്പ് ചെയ്ത് PDF
ഫോര്‍മാറ്റിലുള്ള Form 16 ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് TRACES Pdf Generation
Utility TRACES പോര്‍ട്ടലില്‍ നിന്നും ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഇതിനായി
Downloads എന്ന മെനുവില്‍ Requested Downloads എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക്
ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. അതില്‍ കാണുന്ന
Click here to download the utility എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
10) തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ ചിത്രത്തില്‍ തെളിയുന്ന വെരിഫിക്കേഷന്‍ കോഡ് എന്‍റര്‍ ചെയ്ത് Submit ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക.
11) തുടര്‍ന്ന് താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. അതില്‍
TRACES-PDF-CONVERTER എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ ഈ
യൂട്ടിലിറ്റി ഒരു സിപ്പ് ഫയലായി സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് Download ചെയ്യപ്പെടും.
12) ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത സിപ്പ് സിസ്റ്റത്തിലെ സൗകര്യപ്രദമായ ഏതെങ്കിലും
ഫോള്‍ഡറിലേക്ക് അണ്‍സിപ്പ് ചെയ്യുക. അണ്‍സിപ്പ് ചെയ്ത ഫോള്‍ഡര്‍ ഓപ്പണ്‍
ചെയ്ത് അതില്‍ കാണുന്ന Run എന്ന ഫയലില്‍ ഡബിള്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍
ഒരു Dos Command Window പ്രത്യക്ഷപ്പെട്ട് സ്വമേധയാ ക്ലോസ് ചെയ്യപ്പെടും.
ഈ യൂട്ടിലിറ്റി പ്രവര്‍ത്തിക്കണമെങ്കില്‍ സിസ്റ്റത്തില്‍ ജാവ
ഇന്‍സ്റ്റാള്‍ ചെയ്തിരിക്കണം. ഇല്ലെങ്കില്‍ ആദ്യം ജാവ ഇന്‍സ്റ്റാള്‍
ചെയ്യുക. ജാവ ഇന്‍സ്റ്റാള്‍ ചെയ്യുന്നതിന് ഇവിടെ
ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഈ വിന്‍ഡോ ക്ലോസായിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ ഇതേ ഫോള്‍ഡറിലെ
TRACES-PDF-CONVERTER എന്ന ഫയലില്‍ ഡബിള്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍
താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും.
ഇതില്‍ Select Form 16 എന്നതിന് നേരെയുള്ള Browse ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക്
ചെയ്ത് നമ്മള്‍ നേരത്തെ ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് വെച്ച Form 16 ന്‍റെ സിപ്പ്
ഫയല്‍ സെലക്ട് ചെയ്യുക. Password for input file എന്നതിന് നേരെ
സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ TAN Number ചേര്‍ക്കുക. Save to folder എന്നതിന്
നേരെയുള്ള Browse ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്ന PDF
ഫയലുകള്‍ എവിടെ സേവ് ചെയ്യണം എന്ന് കാണിച്ചുകൊടുക്കുക. അതിന് ശേഷം Proceed
ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക.
13) അപ്പോള്‍ Do you want to continue without Digital Signature? എന്ന
മെസേജ് ബോക്സ് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. അതില്‍ Yes എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക്
ചെയ്യുക. അടുത്ത് പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്ന Starts pdf generation എന്ന
ബോക്സില്‍ OK ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക. അപ്പോള്‍ PDF Generated Successfully
എന്ന മെസേജ് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. ഇനി നമ്മള്‍ നേരത്തെ സെലക്ട് ചെയ്ത
ഫോള്‍ഡറില്‍ പോയി Form 16 പ്രിന്‍റെടുക്കാം.